Jak zvýšit efektivitu své práce, být tím, kdo má vždycky všechno hotové a pořád je v pohodě? Chceš být ten, na koho se šéfové podívají s respektem a vědomím, že pro příští povýšení jsi tím pravým? jak na to? Nauč se správně organizovat čas a práci. Osvoj si time management.

Time management – Organizace času a úkolů

Co to vlastně je? Je to ovládání umění, známého jako ORGANIZACE ČASU A PLÁNOVÁNÍ ČASU. Jasně, je toho dost, co musíš každý den zvládnout, ale času je nějak málo. Nejde jen o to stanovit si, co je důležitější a něco třeba vynechat. Jde hlavně o to, mít všechno dobře rozplánované a dát tomu nějakou formu.

Když uvidíš své plány pohromadě, a každý bude mít daný časový úsek, budou se ti jednotlivé cíle odškrtávat lépe. Naplánuj si každý den a stíhej práci i zábavu.

Pár tipů na to, jak si naplánovat den:

• Uvědom si, kdy se ti, které věci, dělají lépe. Pokud si ranní ptáče, naplánuj si nejtěžší věci na ráno. Pokud si noční sova, nech si náročnější úkol na pozdější hodinu.
• Udělej si seznam věcí, které ten den musíš (nebo chceš) zvládnout. Připrav si třeba TO DO LIST. Napiš si, které úkoly budeš dělat, v jakou dobu. Můžeš si je barevně odlišit podle důležitosti. Až budeš mít hotovo, budeš mít dobrý pocit, při jejich odškrtávání.
• Pokud nejsi zrovna „psací typ“, najdi si time management apku, která ti s organizací času pomůže a bude tě bavit.  Na trhu jich je hodně.
• Každý má „time to time“ s něčím problém. Snaž se dopředu vychytat, co by tě mohlo brzdit a zkus tomu předejít. Nebo si alespoň řekni, jak se s překážkou vypořádáš co nejrychleji a pak se toho drž.
• Rozhodně nevybočuj z plánu! Drž se toho, co sis naplánoval. Když to nebude fungovat, můžeš to příště naplánovat jinak.
• Podívej se zpětně, jak ti to šlo. Byl to dobrý plán? Pomohlo ti to ušetřit čas? Je potřeba něco změnit?
• A co za to? Jasně, že i tady je místo pro odměnu. Odměň se za to, že si dodržel plán a příště se budeš těšit na jeho přípravu víc.
• Pauza! Mezi úkoly si naplánuj i nějakou tu kávu nebo pokec s kolegy. Mozek si potřebuje odpočinout, a i to je dobré mít v rozvrhu.

Jak na dokonalý time management

Je spousta možností, jak se na to celé vrhnout. Pokud nevíš, jak si nastavit priority, co všechno je potřeba, nebo se bojíš, abys na něco nezapomněl, pak jsou tu možnosti, jak si pomoct.

Pro přehled svých povinností můžeš zkusit myšlenkovou mapu, je to hodně populární způsob, jak si utříbit myšlenky a směr.

Nebo můžeš zkusit některé z analýz, jako třeba ABC analýza. Dává věci do kategorií podle důležitosti.

Nejznámějším způsobem, jak si dát věci do kupy, je TO DO LIST. Seznam věcí, které mají být vykonány. Na papíře se povinnosti lépe hlídají.

Moderní a trendy metoda je tzv. GTD. Což je metoda podle amerického kouče Davida Allena zvaná Getting Things Done. Jde o postupy řízení pracovního procesu. Princip je v podstatě ten, že si vše, co máš udělat, zaznamenáš, aby si neplýtval kapacitou mozku přemýšlením o svých povinnostech. Všechny seznamy je ale nutné revidovat, resp. pravidelně plnit a tím se jich zbavovat.

Někomu pro dokonalou organizaci času a úkolů slouží různé grafy, schémata a obrázky.  Provedení se meze nekladou.

Většina úspěšných lidí, kteří vydělali mnoho peněz na internetu, mají zvládnutý time managment na výbornou.

Time management knihy

Tam, kde selhává vlastní iniciativa a kreativita, jsou knihy o time managementu. Tady je pár tipů:

• Moderní Time Management od Kevina Cruse
• Jak lépe naložit s časem od Jana Urbana
• Snadná cesta z prokrastinace – Jak přestat odkládat úkoly od Fiore Neila
• Time management od Davida Grubera
• Člověk a čas, Time management IV. Generace od Petra Pacovského

Time management aplikace a programy

Pokud se na plánování svého dne chceš vrhnout aktivně, jsou tu různé počítačové nebo mobilní apky:

• Trello
• Remember the milk
• Gantter google drive
• Todoist
• Rescue Time
• Toodledo
• Tomato-timer
• Any.do
• Timeney
• Forest

Kurzy a školení time managementu

Nestačí ti to? Vrhni se na některý z kurzů. V naší republice je spousta firem, které nabízejí školení, videokurzy a poradenství. Zkus třeba tyhle:

• Gopas
• EKS, z.s.
• Gradua
• Top vision
• Vímvíc
• Educity
• ACZ vzdělávací centrum

Time management games, něco pro hravé tipy

Pořád málo? Pak si s tím prostě pohraj. Internet nabízí on-line hry, které vedou k osvojení dobrých návyků, jak si zorganizovat čas. A pro „klasiky“ je tu i nabídka off-line her, například pro firmy a team-buildingové akce.

Management skills

Už víš, co je time management, víš, jak na něj pomocí různých nástrojů. Můžeš si koupit time management knihu, nebo stáhnout time management aplikaci. Když se budeš nudit, můžeš si na manažera času zahrát. Co ti ale ještě chybí, jsou dovednosti správného manažera, který ví, jak na to.

Dobré je si také přečíst, jak nakládají s time managementem známé osobnosti a jaké k tomuto tématu mají citáty.

Bez těchto tzv. soft skills se asi neobejdeš. Protože, aby sis dokázal uspořádat své povinnosti a dát jim řád a ušetřit čas na zábavu, měl bys umět: organizovat, strategicky přemýšlet, plánovat, delegovat, rozhodovat, co je důležité a mít kreativní myšlení.

Tipy na závěr

• Až se budeš chlubit svým, perfektně připraveným, TO DO LISTem, nezapomeň na pravidla psaní času. Podle ČSN 01 6910 můžeš čas uvádět v těchto formách: 8.05 h, 8.05 hod., 8:05 h, 8:05 hod.
• Když to jde DELEGUJ
• Prokrastinace je NO GO!